A l’ère où tous les documents sont numérisés et où toutes les communications se font à distance, il est nécessaire de savoir utiliser et créer une signature électronique. Pour ce faire, voici comment procéder.

Qui peut utiliser une signature électronique

Pour créer une signature électronique, il faut avant tout avoir la capacité légale de signer. En effet, tout document dématérialisé peut être signé électroniquement si le signataire dispose d’un certificat électronique. Il s’agit d’une pièce d’identité électronique fournit par une autorité de certification. Pour l’obtenir, il faut se connecter et s’enregistrer sur le site du prestataire des services de certification en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Certains documents peuvent être requis pour permettre la vérification de l’identité du signataire et pour s’en assurer, le prestataire peut aussi exiger de rencontrer physiquement le demandeur. Ces dispositions sont nécessaires car, l’autorité de certification a pour rôle de certifier sous sa responsabilité l’authenticité d’une signature. En d’autres termes, c’est à lui que la justice se réfère en cas de doute sur la fiabilité d’une signature. La signature électronique peut être utilisée sur tous documents dématérialisés qu’il s’agisse d’un contrat, d’un avenant ou d’un transfert financier. Il existe cependant une exception pour les contrats de démarchage à domicile et de crédit à la consommation.

Comment créer une signature électronique

Pour éviter toute falsification, la signature électronique est créée grâce à une technique de cryptographie asymétrique. Cela permet de signer électroniquement un document en local grâce à une clé USB. Pour ce faire, il faut acheter préalablement une clé de signature auprès d’un prestataire de services de certification. Il faut ensuite installer un software sur le PC pour pouvoir l’utiliser. Il suffit ensuite d’insérer un champ de signature à la fin du document et de le signer. La signature peut se faire également en mode cloud. Le signataire doit dans ce cas s’authentifier à un service cloud de signature pour accéder au document à signer. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton signer pour apposer sa signature. Cette dernière a la même valeur légale et engageante qu’une signature manuscrite.

Le moyen le plus simple de créer une signature électronique est de recourir à un service cloud car ce dernier peut se charger de toutes les démarches concernant l’enregistrement du signataire auprès de l’autorité de certification. Une signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, aussi elle peut être utilisée pour toutes sortes de documents dématérialisés.