Diverses raisons justifient les déplacements professionnels. Dans certains cas, il est nécessaire que le patron de l’entreprise lui-même, le directeur marketing ou tout autre cadre voyage pour animer une rencontre. Allier voyage et organisation d’un événement professionnel sur des terres étrangères : voilà un défi que ce billet peut vous aider à relever.
Déterminez la destination ou intéressez-vous à la destination choisie
Du budget aux démarches administratives, tous les aspects relatifs à l’organisation d’une rencontre d’affaires à l’étranger dépendront majoritairement de la destination. S’il vous est possible de choisir le pays dans lequel devra se tenir l’événement, optez alors pour celui qui représente un atout. En exemple, si vous êtes chef d’une société établie à l’international et désirez organiser un séminaire rassemblant des collaborateurs, ciblez le pays le plus accessible pour tout le monde.
Parallèlement, si vous êtes mandaté pour organiser un événement professionnel dans un pays choisi par la personne compétente ou par un organe faîtier, prenez le temps de vous informer à ce propos. Assurez-vous que le cadre où se tiendra la rencontre est à proximité de réseaux de transport, d’hôtels, de commodités diverses. S’il s’agit d’un événement ouvert au public tel que le lancement d’un produit/service, vérifiez si une telle manifestation a eu lieu auparavant sur le site choisi. Si ce n’est pas le cas, l’idéal serait de changer d’emplacement ou d’inclure clairement dans les communications des éléments de localisation et des arguments valorisants.
Comme l’indiquent bien des articles disponibles sur departs.org, le choix de la destination est capital pour tout projet de voyage. Une fois le lieu idéal trouvé pour votre événement professionnel à l’étranger, attaquez-vous à l’aspect économique.
Évaluez le budget à prévoir
Le coût de l’organisation d’un voyage d’affaires, couplé à l’organisation d’un événement dans un autre pays, dépendra de plusieurs facteurs. Pour l’évaluer efficacement, commencez par lister les différents pôles de dépenses. Il doit y avoir :
- le voyage ;
- l’hébergement ;
- la restauration ;
- la location du cadre de l’événement et les services associés ;
- la communication ;
- etc.
En ce qui concerne le voyage, l’hébergement et la restauration, le budget sera fonction principalement du nombre de personnes que la société voudra prendre en charge. Il faut souligner que certains établissements spécialisés dans l’organisation d’événements professionnels proposent des offres assez complètes.
Avec eux, vous pourriez réduire le coût total de l’opération. Selon les objectifs de l’événement, il peut s’avérer utile d’intégrer au programme des activités extramuros telles qu’une visite touristique. En fin de compte, prenez contact avec différents prestataires événementiels installés sur le territoire d’accueil, afin de comparer les devis et de faire un choix éclairé.
Renseignez-vous sur la législation en vigueur concernant votre événement
En marge d’un voyage professionnel au cours duquel vous animerez un événement, informez-vous sur les règles à suivre. Aurez-vous besoin d’une autorisation délivrée par les autorités locales pour organiser une rencontre dans un espace public ? La législation en vigueur varie-t-elle selon que votre projet d’événement soit à but lucratif ou non lucratif ? Y a-t-il des normes de sécurité à respecter ? Voilà quelques questions auxquelles vous devriez trouver les bonnes réponses pour vous assurer de parvenir à vos fins !
