My Arkevia est un coffre-fort numérique RH dont l’architecture repose sur un dépôt automatisé depuis le logiciel de paie de l’employeur. Le salarié n’a pas à numériser quoi que ce soit : les bulletins arrivent directement dans son espace. Comprendre ce mécanisme change la façon d’aborder l’application, parce que la plupart des blocages viennent d’une confusion entre un simple cloud de stockage et un système d’archivage à valeur probante.
Archivage à valeur probante dans My Arkevia : ce que cela implique pour vos documents
Un coffre-fort numérique RH comme My Arkevia n’est pas un Drive classique. La différence tient à trois mécanismes techniques imposés par la réglementation : traçabilité, horodatage et journal des accès. Chaque document déposé reçoit un sceau temporel qui certifie sa date d’entrée dans le système.
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En pratique, cela signifie qu’un bulletin de paie stocké dans My Arkevia conserve une valeur juridique identique à l’original papier. Si vous supprimez un fichier, le journal des accès garde la trace de l’opération. Le système enregistre qui a consulté quoi, à quelle heure, depuis quelle adresse IP.
Depuis 2023, la CNIL rappelle que les coffres-forts utilisés pour des bulletins de paie doivent respecter à la fois le RGPD et les exigences spécifiques de l’archivage à valeur probante. L’employeur reste pleinement responsable en cas de fuite ou de perte des données, même si le prestataire technique est en cause. Cette précision a des conséquences directes : votre entreprise a un intérêt réglementaire à ce que vous utilisiez correctement votre espace.
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Première connexion à My Arkevia : les points de blocage réels
La majorité des difficultés surviennent lors de l’activation du compte, pas lors de l’utilisation quotidienne. My Arkevia envoie un courriel d’activation à l’adresse renseignée par le service RH. Si cette adresse est erronée ou s’il s’agit d’une boîte rarement consultée, le lien expire sans que le salarié s’en rende compte.
Identifiants et mot de passe : où chercher
L’identifiant correspond généralement à l’adresse courriel professionnelle ou personnelle transmise aux RH. Le mot de passe est défini par le salarié lors de la première activation. Il n’existe pas de mot de passe par défaut.
En cas de perte, la page de connexion sur myarkevia.com propose un lien « Mot de passe oublié ». Nous recommandons de vérifier le dossier spam avant de contacter le support, car les courriels de réinitialisation y atterrissent fréquemment.
Matricule ou code d’activation introuvable
Certains employeurs utilisent un code d’activation spécifique, différent du matricule salarié. Ce code figure sur le courrier ou le courriel d’information envoyé lors de la mise en place du coffre-fort numérique dans l’entreprise. Si vous ne retrouvez ni l’un ni l’autre, le service RH reste le seul interlocuteur capable de régénérer un accès.
Conservation longue durée des bulletins de paie sur My Arkevia
Le fondement de la conservation sur une durée pouvant atteindre cinquante ans provient du Code du travail, qui impose à l’employeur de garantir la disponibilité des bulletins de paie dématérialisés pendant cette période. My Arkevia applique cette obligation via une politique de conservation intégrée au coffre-fort.
Concrètement, même après un départ de l’entreprise, le salarié conserve l’accès à son espace personnel. Les documents restent consultables et téléchargeables. La portabilité du coffre-fort est un point que beaucoup de salariés ignorent au moment de quitter leur poste.
Nous observons que la tendance entre 2024 et 2026 est au dépôt natif : les employeurs ne numérisent plus des fiches de paie papier, mais génèrent directement les bulletins dans le coffre-fort interfacé avec le logiciel de paie. Le dépôt se fait sans manipulation humaine, ce qui réduit fortement les erreurs d’envoi et les pertes de documents.
Navigation dans l’application My Arkevia : organisation des documents
L’interface de My Arkevia classe les documents par catégories prédéfinies. Les bulletins de paie apparaissent dans une section dédiée, triés par date. Les autres documents RH (attestations, contrats, avenants) occupent des rubriques séparées.
Le salarié peut aussi déposer ses propres documents dans le coffre-fort : diplômes, pièces d’identité, factures. Cette fonctionnalité transforme l’espace en un véritable archivage personnel sécurisé, au-delà du seul périmètre professionnel.
- Vérifiez que chaque document déposé manuellement porte un nom explicite (type « diplome_master_2019.pdf ») pour faciliter la recherche ultérieure
- Consultez régulièrement la section bulletins de paie après chaque fin de mois pour confirmer le dépôt automatique
- Téléchargez une copie locale de vos documents les plus anciens si vous souhaitez un double de sauvegarde hors plateforme
Sécurité du compte My Arkevia : les réflexes à adopter
Le coffre-fort numérique stocke des données parmi les plus sensibles d’un salarié. Un mot de passe faible ou réutilisé depuis un autre service représente la principale vulnérabilité.
Nous recommandons un mot de passe d’au moins douze caractères, combinant lettres, chiffres et caractères spéciaux, distinct de tout autre mot de passe utilisé ailleurs. My Arkevia ne propose pas nativement l’authentification à deux facteurs sur tous les comptes, ce qui renforce l’importance du choix d’un mot de passe robuste.
- Ne communiquez jamais vos identifiants My Arkevia par courriel, même à votre service RH
- Déconnectez-vous systématiquement après chaque session sur un ordinateur partagé
- Changez votre mot de passe si vous recevez une alerte de connexion que vous n’avez pas initiée
Le journal des accès enregistre chaque connexion et chaque téléchargement. En cas de doute sur une activité suspecte, vous pouvez demander un extrait de ce journal auprès du support ou de votre employeur.
My Arkevia reste un outil sobre, conçu pour fonctionner sans compétences techniques particulières. La quasi-totalité des blocages se résolvent en vérifiant l’adresse courriel d’inscription ou en réinitialisant le mot de passe. Pour le reste, les documents s’archivent et se retrouvent sans effort dès que le compte est actif.
